{"id":1771,"date":"2011-06-03T23:58:42","date_gmt":"2011-06-03T21:58:42","guid":{"rendered":"http:\/\/robertopla.net\/blog\/?p=1771"},"modified":"2011-06-03T23:58:42","modified_gmt":"2011-06-03T21:58:42","slug":"el-problema-del-archivo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/el-problema-del-archivo.htm","title":{"rendered":"El problema del archivo"},"content":{"rendered":"

Ya llevo algunos d\u00edas intentando poner orden en mi vida con el m\u00e9todo GTD<\/a> y no s\u00e9 si puedo sacar conclusiones porque en realidad aun no estoy aplicando el sistema al cien por cien.
\nLa primera dificultad con la que he tropezado es la puesta a cero de todos mis asuntos para que a partir de un momento determinado se ajunten al sistema o la adaptaci\u00f3n que yo haga de \u00e9l.
\nNo fue dif\u00edcil encontrar una caja que hiciera de ‘cesto’ e ir metiendo all\u00ed notas y objetos relacionados con los ‘asuntos pendientes’. Mas dif\u00edcil ha sido ‘procesarlos’. Me di cuenta de que la mayor\u00eda son papeles que hay que archivar y quiz\u00e1s una de las conclusiones m\u00e1s importantes que he sacado de la lectura del libro de Allen es que mi sistema de archivo es inadecuado, porque mezcla la informaci\u00f3n que necesito en proyectos en marcha (inmediatos), con la informaci\u00f3n que quiero guardar para proyectos que se est\u00e1n incubando o en curso y todo esto adem\u00e1s mezclado tambi\u00e9n con las cosas que son para archivar de forma permanente, de car\u00e1cter ‘administrativo’ o material correspondiente a proyectos finalizados…
\nPues bien, todo ello estaba en mi archivo mezclado por temas, pero sin distinguir ese presente inmediato, medio plazo y archivo definitivo. El problema consiste en que no se trata solo de crear un sistema de archivo que sea eficaz, sino pensar como trasladar al mismo el inmenso volumen de informaci\u00f3n inadecuadamente archivada hasta ahora, sea o no el resultado un archivo ajustado a la ortodoxia del GTD<\/a>.
\nEn principio he conseguido determinar tres niveles de ‘dep\u00f3sito’ de papeles. El primer nivel son las bandejas de sobremesa. He decidido, despu\u00e9s de grandes dudas que sus funciones ser\u00e1n: Cesto, Pendiente, Archivar.
\nEn Cesto van las entradas por procesar. En Pendiente van los temas a la espera, informaci\u00f3n necesaria para acciones urgentes o inmediatas, o esperando una llamada o una respuesta. En archivar va la informaci\u00f3n que tiene un sitio en el archivo definitivo y solo espera que tenga unos minutos para colocarla en su sitio: cosas que simplemente hay que poner en su archivador o carpeta y que no requieren ning\u00fan esfuerzo adicional de atenci\u00f3n o decisi\u00f3n.
\nEn el segundo nivel est\u00e1 el archivo de los dos minutos. Los papeles que quiero tener a mano porque tratan de temas en curso, para elaborar planes, realizar tareas, ordenar , clasificar, estudiar, leer…
\nF\u00edsicamente es un archivador de carpetas colgantes sobre ruedas en el que hay unas cincuentas carpetas con los temas que llenan la mayor parte de mi vida.
\nEl tercer y \u00faltimo es el archivo permanente. Es material que ya he estudiado, exprimiendo la informaci\u00f3n que conten\u00eda para volcarla en mis proyectos, referencias para futuros proyectos, documentaci\u00f3n para consultar cuando sea necesario. Su lugar son cajas de cart\u00f3n del tipo A-Z donde los papeles van separados en carpetas de expediente por temas o proyectos.
\nEl problema de estas cajas es que ocupan 10 cm de estanter\u00eda y no es l\u00f3gico consumir todo ese espacio para un folio o para veinte. Por eso tengo una columna de quince cajones que son un paso intermedio de acumulaci\u00f3n bastante sencillo: cuando un caj\u00f3n se llena es el momento de trasladar su contenido a una caja de cart\u00f3n de aproximadamente la misma capacidad.
\nTodo esto, as\u00ed contado puede parecer acertado o no, pero he estado m\u00e1s de una semana d\u00e1ndole vueltas y aun no he decidido detalles como cuales ser\u00e1n las etiquetas concretas de cada caj\u00f3n o las voces definitivas de las divisiones de mi archivo. Voy haciendo listas y diagramas y comparando con los vol\u00famenes de informaci\u00f3n real que corresponden a cada uno para encontrar una forma l\u00f3gica de agruparlas en funci\u00f3n de un par\u00e1metro que es la principal limitaci\u00f3n de cualquier archivo: el espacio. La rigidez y la limitaci\u00f3n de este impone eliminar la informaci\u00f3n o material innecesario para dejar espacio a lo relevante. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Ya llevo algunos d\u00edas intentando poner orden en mi vida con el m\u00e9todo GTD y no s\u00e9 si puedo sacar conclusiones porque en realidad aun no estoy aplicando el sistema al cien por cien. Sigue leyendo →<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[8],"tags":[30,99,160,275,288],"class_list":["post-1771","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-omblogo","tag-archivo","tag-documentacion","tag-gtd","tag-personal","tag-productividad"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1771","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1771"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1771\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1771"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1771"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/robertopla.net\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1771"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}