Organízate con eficacia

No voy a hacer una sinopsis del libro de David Allen, ni de su método de gestión personal porque hay cientos -si no miles- de artículos en la red que pueden consultarse, empezando por el articulo sobre el método y el libro en Wikipedia.
Lo que haré y es más propio de este blog es compartir con el lector mis experiencias y sensaciones al respecto. Y diré para empezar que me compré el libro sin haber oído hablar de GTD. Lo vi, me pareció interesante y lo compré. Luego leí sobre GTD y pensé, «esto es parecido a lo que pone en el libro aquel que compré» y cuando comprobé el autor me llevé la sorpresa de que «Organízate con eficacia : máxima productividad personal sin estrés» es el título en español de “Getting Things Done” cuyas siglas dan nombre al método descrito en el libro.
Pero ¿Es realmente GTD una fórmula casi mágica o un recetario estricto?. Allen ofrece fórmulas de organización basadas en su experiencia, pero realmente repite en varias ocasiones que se trata de un «método personal» y que por tanto cada persona debe elegir que partes y en que forma lo adapta a su vida. Nada de reglas estrictas y dogmáticas. Una de las frases del libro que más divertida encontré viene a decir que si aplicas sus métodos serás más productivo y harás más cosas, pero que no te garantizan que las hagas bien, que eso depende de ti y que el libro no te va a hacer «más listo».
De los postulados que propone el libro y que a mi modo de ver permiten resumir toda la filosofía del mismo son dos.
El primero es que nos estresamos porque intentamos retener demasiadas cosas en la cabeza. Por tanto la mejor forma de liberarse del estrés, y por tanto ponerse en situación de resolver las tareas que nos hemos propuesto es vaciar la memoria disponiendo de un sistema recolección de citas, obligaciones, propósitos, proyectos y cualquier otra cosa sobre la que queramos hacer algo.
La seguridad de que cualquier información recibida queda registrada en ese ‘cesto’ de entrada nos da la tranquilidad para resolver la tarea que tengamos entre manos y nos hace más productivos, según la teoría de David Allen.
El segundo concepto que yo considero fundamental en el libro es que las cosas que entran en ese ‘cesto’ deben procesarse cuanto antes para determinar cual es la ‘acción siguiente’ que hay que realizar al respecto.
Después de este concepto vienen muchos y muy buenos planteamientos sobre la organización y el proceso del trabajo pero esas dos ideas resumen a mi modo de ver las mejores aportaciones del libro: Un sistema de ‘captura’ de todas las ideas entrantes y una rápida y regular clasificación que determine las ‘acciones siguientes’ en cada tema.
Lógicamente, aunque son el núcleo de las ideas del libro estos dos conceptos no resumen los centenares de buenas ideas que pueden extraerse del mismo. Miles de personas en todo el mundo no han sido seducidas solo por dos ideas felices. La seriedad y realismo de los planteamientos y la flexibilidad a la hora de recomendar formas de llevarlos a la práctica son alguno de los mejores atractivos del GTD.
Personalmente, una de las primeras y fructíferas conclusiones que extraje es que todo mi sistema de archivo estaba mal montado porque mezclaba la información de consulta inmediata con las curiosidades, los asuntos pendientes de resolver con la documentación para guardar en el archivo permanente. La mala noticia era que remover los cimientos de un sistema basado en la acumulación y convertirlo en un sistema de información útil no es tarea fácil y me está costando tanto que diría que aun estoy en la fase de «excavar en busca de los cimientos» sobre los que asentarlo de forma sólida. Ya os iré contando.