El problema del archivo

Ya llevo algunos días intentando poner orden en mi vida con el método GTD y no sé si puedo sacar conclusiones porque en realidad aun no estoy aplicando el sistema al cien por cien.
La primera dificultad con la que he tropezado es la puesta a cero de todos mis asuntos para que a partir de un momento determinado se ajunten al sistema o la adaptación que yo haga de él.
No fue difícil encontrar una caja que hiciera de ‘cesto’ e ir metiendo allí notas y objetos relacionados con los ‘asuntos pendientes’. Mas difícil ha sido ‘procesarlos’. Me di cuenta de que la mayoría son papeles que hay que archivar y quizás una de las conclusiones más importantes que he sacado de la lectura del libro de Allen es que mi sistema de archivo es inadecuado, porque mezcla la información que necesito en proyectos en marcha (inmediatos), con la información que quiero guardar para proyectos que se están incubando o en curso y todo esto además mezclado también con las cosas que son para archivar de forma permanente, de carácter ‘administrativo’ o material correspondiente a proyectos finalizados…
Pues bien, todo ello estaba en mi archivo mezclado por temas, pero sin distinguir ese presente inmediato, medio plazo y archivo definitivo. El problema consiste en que no se trata solo de crear un sistema de archivo que sea eficaz, sino pensar como trasladar al mismo el inmenso volumen de información inadecuadamente archivada hasta ahora, sea o no el resultado un archivo ajustado a la ortodoxia del GTD.
En principio he conseguido determinar tres niveles de ‘depósito’ de papeles. El primer nivel son las bandejas de sobremesa. He decidido, después de grandes dudas que sus funciones serán: Cesto, Pendiente, Archivar.
En Cesto van las entradas por procesar. En Pendiente van los temas a la espera, información necesaria para acciones urgentes o inmediatas, o esperando una llamada o una respuesta. En archivar va la información que tiene un sitio en el archivo definitivo y solo espera que tenga unos minutos para colocarla en su sitio: cosas que simplemente hay que poner en su archivador o carpeta y que no requieren ningún esfuerzo adicional de atención o decisión.
En el segundo nivel está el archivo de los dos minutos. Los papeles que quiero tener a mano porque tratan de temas en curso, para elaborar planes, realizar tareas, ordenar , clasificar, estudiar, leer…
Físicamente es un archivador de carpetas colgantes sobre ruedas en el que hay unas cincuentas carpetas con los temas que llenan la mayor parte de mi vida.
El tercer y último es el archivo permanente. Es material que ya he estudiado, exprimiendo la información que contenía para volcarla en mis proyectos, referencias para futuros proyectos, documentación para consultar cuando sea necesario. Su lugar son cajas de cartón del tipo A-Z donde los papeles van separados en carpetas de expediente por temas o proyectos.
El problema de estas cajas es que ocupan 10 cm de estantería y no es lógico consumir todo ese espacio para un folio o para veinte. Por eso tengo una columna de quince cajones que son un paso intermedio de acumulación bastante sencillo: cuando un cajón se llena es el momento de trasladar su contenido a una caja de cartón de aproximadamente la misma capacidad.
Todo esto, así contado puede parecer acertado o no, pero he estado más de una semana dándole vueltas y aun no he decidido detalles como cuales serán las etiquetas concretas de cada cajón o las voces definitivas de las divisiones de mi archivo. Voy haciendo listas y diagramas y comparando con los volúmenes de información real que corresponden a cada uno para encontrar una forma lógica de agruparlas en función de un parámetro que es la principal limitación de cualquier archivo: el espacio. La rigidez y la limitación de este impone eliminar la información o material innecesario para dejar espacio a lo relevante.