Hay dos tipos de tareas, las trascendentes y las intrascendentes. Puede que haya más, y puede que haya incluso tareas difíciles de encuadrar en alguna categoría, pero al menos existen esas dos.
Las trascendentes son esas que solas o junto a otras, tienen objetivos claros -proyectos, dirían los practicantes del GTD- y que generan conocimiento o riqueza, como escribir un artículo, pagar el recibo de la luz, leer un libro o pedir hora para ir al médico.
Las intrascendentes serían en principio todas las demás, o al menos, como su nombre indica, aquellas cuya supresión no causaría un trastorno en nuestra vida. Pueden ser más o menos agradables, pero podemos seguir viviendo sin realizarlas.
Leer la prensa o postear en Twitter, mover archivos de un directorio a otro, pasar fotos de la cámara al disco, ver una serie de TV, dormir la siesta, ver los precios de algo que quizás no compres nunca, o mirar cuantos amigos vieron una foto que subiste a Flickr pueden ser algunos ejemplos.
No es fácil clasificar toda acción posible en una u otra categoría y la clasificación puede depender de la persona o del momento y de eso que llamamos ‘prioridades’.
Pero seguramente a todos nos es fácil encontrar una buena cantidad de tareas para poner de forma indiscutible en una y en otra lista.
Volviendo a GTD y los ‘proyectos’, uno de los problemas es la pormenorización. El aseo diario ¿Es un proyecto?. Sin duda es algo que tengo que hacer, pero no me moriré, ni siquiera morirá nadie cerca de mi, si un día salgo de casa sin afeitar o sin ducharme o lavarme los dientes.
Si decidimos que es relevante, ¿Cada uno de las acciones que lo componen es relevante?.
Como otras rutinas diarias, son tareas que aunque pueden aplazarse o retrasar moderadamente, pero hay que realizarlas, a menos que queramos verse acumular la basura, usar platos de plástico o dejarnos las uñas largas. También podría argumentar que producen un beneficio al mejorar nuestra calidad de vida: ir limpio, comer bien, aparecer lo más atractivo que nuestro fisico nos permita…o mantener la comunicación con los amigos, la familia a través de la vida social y las comunicaciones. Hacerlo me reporta un beneficio, aunque sea leve: satisfacción, seguridad en mi mismo, al saber que no castigaré al prójimo con llamaradas de halitosis o un penetrante olor a humanidad…
Así que aunque haya muchas cosas que queden en medio, en ‘tierra de nadie en cuanto a su relevancia, cuando tenemos seleccionados unos objetivos que queremos conseguir, tenemos más o menos claro que es lo que nos lleva a conseguirlos y que es lo que no nos ayuda a conseguirlos.
Y aquí hay tres tipos de actitudes personales posibles: los que renuncian a tener objetivos para no agobiarse, los que hacen propósitos y planes para empezar al día siguiente y los que toman una determinación y empiezan a actuar inmediatamente.
En realidad no existe ninguna de esas tres posibilidades en ‘estado puro’ y creo que todos actuamos con arreglo a uno de estos patrones o una mezcla de ellos en ocasiones diferentes, con circunstancias o proyectos diferentes, aunque nuestra tendencia sea a tomar un tipo de decisiones en función de nuestro carácter.
Hay dos tipos de situaciones que no suelen preocuparnos. La primera es cuando desarrollamos una actividad eficiente que nos lleva al objetivo y la segunda cuando nuestra productividad es baja y el objetivo poco prioritario. ¿Que pasa en los demás casos?.
La incapacidad de actuar ante un objetivo importante crea ansiedad. Muchas veces esta ansiedad se convierte en una actividad febril y sorprendentemente eficaz para alcanzar objetivos irrelevantes.
Para evitar la fustración de no vernos avanzar hacia objetivos importantes, intentamos engañar a nuestro cerebro con las pequeñas satisfacciones de conseguir objetivos nimios.
Así que cuando me veo sumamente eficaz en cuestiones irrelevantes empiezo a pensar cual es la tarea importante que he dejado de lado. La necesidad de satisfacción es tal, que sabiendo lo anterior es muy posible que el siguiente paso del ego sobreprotector sea intentar convencernos de que lo que estamos haciendo para perder el tiempo descaradamente es en realidad algo muy importante porque ¿acaso no debemos descansar?¿Acaso no nos merecemos alguna satisfacción? Como al Golum, el lado oscuro nos hace desear ‘nuestro tesoro’.
Más allá de la productividad y la eficacia que podamos manifestar en el desarrollo de tareas, sea en el trabajo, en nuestro deporte o afición favorita o en nuestra vida familiar, lo realmente importante es tener siempre claro que vamos a poner en la lista de lo relevante y en la de lo irrelevante, porque solo si sabemos lo que queremos, podremos conseguirlo.
Hace ya unos días he introducido en mis lugares de visita frecuentes en la red una red social ‘gráfica’.
